상담회에서 받아 온 명함은 ‘상담→자료 발송→샘플→견적→계약’ 단계표에 올려 바이어마다 직접 관리하세요. 혼자 챙기기 어려운 후속 상담이나 바이어 구매 의향 확인은 KOTRA에 함께 요청하세요. ‘상담은 잔뜩 했는데 이게 성과인지 어떻게 따라가고 보고하죠?’라는 고민이라면 이 두 가지로 정리됩니다. 아래 순서대로 하면 오늘 안에 추적표 틀과 첫 후속 연락까지 끝낼 수 있습니다.
상담 실적과 계약 실적은 따로 적어야 합니다
상담회가 끝나면 주최 측 집계나 회사 내부 보고에 ‘상담액’이 먼저 나옵니다. 이 숫자는 바이어가 관심을 보인 규모일 뿐이고, 실제로 받을 주문과는 다릅니다. 이 둘을 한 칸에 섞어 두면 몇 달 뒤 성과를 설명하기 어려워집니다.
정부 발표 자료를 봐도 상담회 성과를 수출 계약과 MOU로 나눠서 밝힙니다. 회사 기록도 같은 방식으로 나누세요. 상담, MOU, 계약을 서로 다른 칸에 적으면 됩니다.
특히 조선 기자재와 자동차 부품은 첫 상담부터 발주까지 오래 걸리는 경우가 있습니다. 그래서 ‘지금 어느 단계까지 왔는지’를 남겨 두는 게 금액보다 쓸모 있는 성과 지표입니다.
상담 직후 바이어마다 다섯 칸부터 채우세요
기억이 생생할 때 바이어 한 곳당 한 줄씩 기록하세요. 회사명과 담당자, 관심 품목, 관심 정도, 바이어가 요청한 자료, 우리가 할 다음 행동 이렇게 다섯 칸이면 충분합니다.
‘다음 행동’ 칸이 가장 중요합니다. ‘카탈로그 영문판 발송’, ‘도면 기준 견적 회신’처럼 동사로 적고, 언제 할지도 회사 일정에 맞춰 직접 정하세요.
관심 정도는 상·중·하처럼 단순하게 나누세요. 요청 자료가 구체적인 바이어일수록 위로 올리면 됩니다. 이 기준만 있어도 누구에게 먼저 연락할지 바로 정해집니다.
단계표로 옮기면 성과가 움직이는 게 보입니다
다섯 칸 기록을 ‘상담→자료 발송→샘플→견적→계약’ 단계표로 옮기세요. 스프레드시트에 단계마다 열을 만들고, 바이어가 다음 단계로 넘어간 날짜를 적으면 됩니다.
고객사 품질 승인이나 인증 검토처럼 업종 특유의 절차가 있다면 그 단계를 따로 끼워 넣으세요. 승인 대기 중인 바이어를 ‘연락 끊김’으로 잘못 분류하는 일을 막아 줍니다.
한 달에 한 번 표를 열어 보고, 같은 단계에 오래 머문 바이어에게는 짧은 안부 메일을 보내세요. 오래 멈춰 있는 바이어가 어디에 몰려 있는지만 봐도 다음 상담회에서 무엇을 준비할지 보입니다.
바이어 의향 확인과 후속 상담은 KOTRA에 요청하세요
산업통상자원부와 KOTRA는 상담회가 추가 계약으로 이어지도록 해외무역관을 통한 바이어 구매수요 관리, 샘플 테스트 마케팅, 후속 상담을 지원하겠다고 밝힌 적이 있습니다. 해외 바이어가 답이 없을 때 현지에서 상황을 확인해 줄 창구가 있다는 뜻입니다.
문의는 KOTRA 무역투자24에서 하세요. 상단 ‘문의·상담’에서 ‘온라인상담’으로 들어가 상담을 신청하면 됩니다. 어느 상담회에서 만난 어떤 바이어인지 적어 두면 대화가 빨라집니다.
화상상담회 같은 일부 사업에서는 수출 자문위원을 연결해 계약 단계까지 돕기도 했습니다. 다만 지원 내용은 사업마다 다르니, 참가한 상담회의 주최 기관에 어떤 후속지원이 있는지 확인하세요.
회사 보고는 금액보다 단계 이동으로 하세요
윗선에서 ‘그래서 성과가 얼마냐’고 물으면 상담액 하나만 말하기 쉽습니다. 그보다 단계표에서 이번 달에 다음 단계로 넘어간 바이어가 몇 곳인지 보여 주세요. 설득력이 훨씬 큽니다.
계약과 MOU는 체결한 날짜와 함께 따로 적으세요. 상담액은 참고 항목으로만 남기면 됩니다. 이렇게 하면 다음 상담회에 또 참가할지 판단할 근거도 쌓입니다.
KOTRA에 후속지원을 요청한 건은 단계표에 표시해 두세요. 외부 지원이 어느 단계에서 도움이 됐는지 나중에 되짚어 볼 수 있습니다.
오늘은 표 하나와 연락 한 건이면 충분합니다
스프레드시트를 열고 다섯 칸 기록과 단계 열부터 만드세요. 처음부터 예쁘게 만들 필요는 없습니다. 받아 온 명함을 빠짐없이 옮기는 게 먼저입니다.
관심 정도 ‘상’인 바이어에게 요청받은 자료를 오늘 보내세요. 보낸 날짜는 단계표에 바로 적으세요.
답이 없을 것 같은 해외 바이어가 있다면 무역투자24 온라인상담에 후속지원을 문의하세요. 여기까지 하면 상담회 성과를 직접 추적하는 틀이 갖춰집니다.
오늘 할 일
- 바이어별 다섯 칸 기록하기
- 단계표 스프레드시트 만들기
- 관심도 상 바이어에 자료 보내기
- 무역투자24 온라인상담 신청하기
- 주최 기관 후속지원 문의하기
자주 묻는 질문
KOTRA가 아니라 지자체나 협회가 연 상담회에 다녀왔는데 후속지원을 받을 수 있나요?
조선 기자재나 자동차 부품 상담회는 지역이나 기관별로 따로 열리는 경우가 있습니다. 후속지원이 있는지, 어떤 내용인지는 해당 상담회를 주최한 기관에 먼저 확인하세요. 해외 바이어 관련 일반 문의는 KOTRA 무역투자24 온라인상담에서도 할 수 있습니다.
상담회가 끝난 지 꽤 지났는데 지금 후속 요청을 해도 되나요?
사후지원 기간은 사업마다 다르게 운영되니, 신청 가능한 기간을 주최 기관에 확인하세요. 기간이 지났더라도 바이어에게 직접 연락하는 데는 제한이 없습니다. 단계표를 먼저 정리해 두면 어느 바이어부터 연락할지 정하기 쉽습니다.
샘플 발송비나 통역비도 지원받을 수 있나요?
지원 항목과 금액은 사업과 연도마다 달라질 수 있어서 여기서 단정하기 어렵습니다. 참가한 상담회의 주최 기관 공고나 KOTRA 무역투자24 사업 안내에서 해당 항목이 있는지 확인하세요.
확인한 공식 자료
- 대한민국 정책브리핑(산업통상자원부) — 산업부·KOTRA는 상담회가 추가 계약으로 이어지도록 해외무역관을 통한 바이어 구매수요 관리, 샘플 테스트 마케팅, 후속 상담을 지원하겠다고 밝혔고, 성과는 수출 계약과 MOU로 나눠 발표했다
- 대한민국 정책브리핑(KOTRA 안내) — KOTRA 무역투자24 상단 ‘문의·상담’에서 ‘온라인상담’으로 들어가 상담을 신청할 수 있다
- 대한민국 정책브리핑(보도자료) — 화상 수출상담회 사후관리로 기관별 수출 자문위원 매칭 등을 통해 계약 단계까지 지원했다
- 대한민국 정책브리핑(무역통상진흥시책) — 무역통상진흥시책에 동남권 조선 기자재 해외바이어 초청 수출상담회, 충남 자동차 부품산업 전문 전시 상담회 등이 들어 있다
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